Para saber como fazer um horário escolar sem conflitos, a regra é simples: primeiro reúnem-se todas as restrições, depois colocam-se na grelha as aulas mais difíceis de encaixar, e só no fim as mais fáceis. Quem começa pela 1.ª classe e vai preenchendo turma a turma, sem olhar para os professores e para as salas, acaba sempre com um professor em duas turmas à mesma hora.
O horário tem três lados: a turma, o professor e a sala. Uma aula só está bem marcada quando os três estão livres naquele tempo. Todo o método que se segue serve para garantir isto.
O que é preciso reunir antes de abrir a grelha
A maior parte dos conflitos nasce de informação que faltava no primeiro dia. Antes de marcar a primeira aula, tenha tudo isto escrito numa folha:
- Turmas e turnos: quantas turmas há por classe e em que turno funciona cada uma.
- Tempos lectivos: a que horas começa e acaba cada tempo, quanto dura e onde ficam os intervalos.
- Carga semanal por disciplina: quantos tempos por semana tem cada disciplina em cada classe, de acordo com o plano de estudos que a escola segue.
- Distribuição de serviço: que professor dá que disciplina a que turma.
- Disponibilidade dos professores: dias e turnos em que cada um pode estar na escola. Os professores a tempo parcial, que também trabalham noutra escola, são a restrição mais apertada.
- Salas e espaços especiais: laboratório, sala de informática, campo ou pátio para Educação Física, biblioteca. Indique quantas turmas cabem em cada espaço ao mesmo tempo.
- Tempos fixos: reunião de turma, assembleia, actividades extracurriculares, hora do director de turma.
Como fazer um horário escolar passo a passo
- Desenhe a grelha em branco. Dias da semana nas colunas, tempos lectivos nas linhas, com os intervalos já marcados. Uma grelha por turma.
- Faça a mesma grelha para cada professor e para cada espaço especial. É este passo que quase todos saltam, e é ele que evita os conflitos.
- Bloqueie o que não pode mexer. Marque as indisponibilidades dos professores e os tempos fixos da escola.
- Comece pelos professores com menos disponibilidade. Quem só pode vir dois dias por semana tem poucas casas possíveis. Se ficarem para o fim, já não cabem.
- Depois marque as aulas que dependem de espaços únicos. Se há um só laboratório ou um só campo, essas aulas disputam o mesmo sítio e têm de ser distribuídas cedo.
- A seguir, as disciplinas com mais tempos semanais. Espalhe-as pelos dias, em vez de as juntar em dois dias seguidos.
- No fim, as disciplinas com um ou dois tempos. São as mais fáceis de encaixar nas casas que sobram.
- Cada aula marcada entra em três grelhas ao mesmo tempo: a da turma, a do professor e, se for o caso, a do espaço. Nunca marque numa sem marcar nas outras.
- Faça a verificação final com a lista que está mais abaixo, antes de mostrar o horário a alguém.
Os conflitos mais comuns e como detectá-los
| Conflito | Como aparece | Como verificar |
|---|---|---|
| Professor em duas turmas | O mesmo professor tem aula na 8.ª A e na 9.ª B no mesmo tempo | A grelha do professor tem duas turmas na mesma casa |
| Espaço ocupado a dobrar | Duas turmas no laboratório à mesma hora | A grelha do espaço tem mais turmas do que a lotação |
| Carga semanal errada | Uma turma fica com um tempo a mais ou a menos numa disciplina | Contar os tempos de cada disciplina por turma e comparar com o plano de estudos |
| Professor indisponível | Aula marcada num dia em que o professor está noutra escola | Comparar a grelha do professor com a disponibilidade entregue |
| Furos na turma | Tempo vazio a meio do turno, com os alunos sem aula | Procurar casas em branco entre duas aulas na grelha da turma |
Como fazer um horário escolar no Excel
O Excel (ou o Google Sheets) é a melhor ferramenta simples para isto, porque permite contar e comparar. Uma organização que funciona:
- Uma folha por turma, com a grelha de dias e tempos. Em cada casa escreve-se a disciplina e a sigla do professor, sempre no mesmo formato (por exemplo, “MAT / JM”).
- Uma folha de professores, com um professor por linha e os tempos da semana nas colunas. Em cada casa, a turma que ele tem nesse tempo.
- Uma folha de controlo, com a carga semanal prevista por disciplina e por turma. Ao lado, a função CONTAR.SE conta quantas vezes a disciplina aparece na grelha da turma. Se o número contado for diferente do previsto, há um erro.
- Uma folha de verificação, por dia e tempo lectivo, com a sigla de cada professor que dá aula nesse tempo. A formatação condicional pinta de vermelho a sigla que aparece duas vezes no mesmo tempo. Procurar nomes repetidos sem olhar para a hora dá falsos alarmes, porque o mesmo professor aparece, e bem, em várias turmas ao longo da semana.
E no Word, dá para fazer?
Dá para apresentar, não para construir. O Word faz uma tabela bonita para imprimir e afixar, mas não conta tempos nem avisa de duplicados. Quem só tem o Word deve construir o horário primeiro em papel, com as três grelhas (turma, professor, espaço), e passar para o Word apenas a versão final de cada turma.
Se imprimir, ponha no rodapé a data da versão. Em qualquer escola o horário muda nas primeiras semanas, e duas versões diferentes afixadas em sítios diferentes dão mais confusão do que não ter horário.
Regras de bom senso para um horário que funciona na sala
Um horário sem conflitos pode, mesmo assim, ser um mau horário. Depois de resolver os choques, veja a qualidade:
- As disciplinas que pedem mais concentração ficam melhor nos primeiros tempos do turno.
- Educação Física não deve ficar nas horas de mais calor nem imediatamente antes de uma prova escrita.
- Tempos duplos fazem sentido em aulas práticas e de laboratório. Em disciplinas teóricas, com turmas mais novas, cansam.
- Os professores também precisam de um horário razoável: evite deixar alguém com um tempo de manhã cedo e outro ao fim da tarde, com um buraco de horas no meio.
Lista de verificação antes de divulgar o horário
- Cada turma tem o número certo de tempos por disciplina.
- Nenhum professor aparece em duas turmas no mesmo tempo.
- Nenhum espaço especial está acima da lotação.
- Nenhuma aula está marcada num período de indisponibilidade do professor.
- Não há furos a meio do turno em nenhuma turma.
- Cada professor recebeu e confirmou o seu horário individual.
- Uma segunda pessoa reviu as grelhas. Quem fez o horário já não vê os próprios erros.
Perguntas frequentes
Quanto tempo antes do início das aulas deve estar pronto o horário?
O ideal é ter uma versão fechada antes da reunião de abertura com os professores, para que cada um a confirme. Deixe margem para ajustes, porque há sempre uma turma que abre ou um professor que entra à última hora.
O que fazer quando um professor sai a meio do trimestre?
Tente primeiro encontrar um substituto que possa ficar com as mesmas casas do horário. Se não for possível, altere apenas as turmas afectadas, verifique de novo as três grelhas e comunique a nova versão às famílias com a data de entrada em vigor.
Quem deve fazer o horário: a direcção pedagógica ou a secretaria?
A decisão é pedagógica, por isso a responsabilidade costuma ser do director pedagógico ou de quem ele indicar. A secretaria pode ajudar a passar a limpo e a distribuir, mas as escolhas sobre disciplinas, professores e tempos não devem ser administrativas.
Leia também: App da escola para pais: o que deve ter · Como passar do Excel para um sistema de gestão escolar · Como escolher um sistema de gestão escolar
Depois de feito, o horário tem de chegar a todos
Um horário certo que fica só afixado na vitrina resolve metade do problema. A outra metade é a mãe que liga para a secretaria a perguntar a que horas o filho sai à quinta, e o aluno que diz em casa que “hoje não havia a última aula”.
No Escola360, o horário semanal de cada turma fica guardado no registo académico, junto das turmas e dos professores, e fica disponível na App para encarregados e alunos. A família consulta o horário do educando no telemóvel, no mesmo sítio onde vê as notas, as faltas e as propinas. Quando o horário muda, a versão que todos vêem é a actual, e não a fotocópia do início do trimestre.
Se quiser ver como isto funciona numa escola como a sua, peça uma demonstração.