Certificados, declarações e históricos
Declaração de frequência e de matrícula, certificado de habilitações, histórico escolar e outros documentos que a escola define, cada um com o conteúdo certo.
Secretaria e pessoas
Declarações no mesmo dia, não na próxima semana
O encarregado pede a declaração, o certificado ou o histórico pela app ou ao balcão, a secretaria emite-o a partir do modelo da escola e a taxa fica paga com recibo certificado. Cada documento leva um código que qualquer empresa, banco ou embaixada pode confirmar online. Menos espera para as famílias, menos documentos falsos com o carimbo da escola.
Certificados, declarações e históricos
Pedido pela app
Verificação online por código
Documentos para funcionários
Pedidos esta semana37
Emitidos31
A aguardar direcção3
- DDeclaração de frequênciaRui Mabunda · 11ª Classe · pedido na appPronto
- DDeclaração de matrículaElsa Nhantumbo · 5ª Classe · balcãoEmitido
- CCertificado de habilitaçõesHélder Cossa · 12ª ClasseAguarda direcção
- DDeclaração de serviçoProf.ª Muianga · funcionáriaNa fila
O fim das declarações feitas em Word
Em muitas escolas, cada declaração é escrita de novo num documento de Word, impressa, carimbada e entregue dias depois. E quando chega a uma empresa ou a um banco, ninguém consegue confirmar se é verdadeira.
Sem sistema
- Encarregados que esperam dias por uma simples declaração de frequência.
- Declarações feitas em Word, cada uma com um aspecto diferente e erros de digitação.
- Documentos falsos a circular com o nome e o carimbo da escola.
- Taxas de emissão cobradas ao balcão sem recibo nem registo.
- Pedidos anotados num caderno, que se perdem entre turnos.
Com o Escola360
- O documento sai no mesmo atendimento, a partir dos dados que já estão no sistema.
- Modelos definidos pela escola, sempre com o mesmo aspecto e a mesma informação.
- Qualquer entidade confirma online se o documento é autêntico, pelo código impresso.
- A taxa de emissão é cobrada e fica registada na conta do aluno.
- Cada pedido tem registo, prazo de entrega e responsável.
Uma secretaria que responde no mesmo atendimento
Modelos sempre iguais
Cada documento é gerado a partir do modelo da escola, com os dados do aluno já preenchidos. Acabaram os erros de digitação.
Pedido pela app
A família pede o documento na app, vê o preço e o prazo, paga por M-Pesa ou e-Mola e descarrega-o quando estiver pronto, sem ir à escola.
Atendimento ao balcão
Para quem prefere vir à escola, a secretaria regista o pedido e emite o documento na hora.
Aprovação da direcção
Os documentos que exigem assinatura ou decisão da direcção passam por aprovação antes de serem emitidos.
Verificação de autenticidade
Cada documento leva um código. Uma empresa, um banco ou outra escola confirmam online, em segundos, que foi mesmo emitido pela escola.
Taxa de emissão automática
A taxa é lançada automaticamente na conta do aluno e o recibo sai com a facturação certificada pela AT, no mesmo sistema das propinas.
Prazos de entrega e validade
Cada tipo de documento tem o seu prazo de entrega e, quando se aplica, a sua validade, para a família saber com o que contar.
Documentos para funcionários
Declarações de serviço e outros documentos do pessoal emitidos com os dados dos recursos humanos, e pedidos pelo próprio colaborador na app de staff.
Histórico de emissões
A secretaria encontra qualquer documento emitido e pode reemiti-lo ou anulá-lo, sempre com registo de quem o fez.
Um dia na secretaria, com o Escola360
Às 8h00, o pai do Rui precisa de uma declaração de frequência para o banco onde vai pedir um crédito. Em vez de sair do trabalho, pede-a na app do encarregado, vê o preço e o prazo e paga a taxa por M-Pesa. O pagamento é reconhecido sozinho e, na secretaria, o pedido aparece na lista do dia.
A funcionária abre o pedido, confirma que o aluno está matriculado e emite a declaração a partir do modelo da escola. Os dados vêm do sistema, sem nada para digitar. O pai descarrega o documento no telemóvel antes da hora de almoço.
À tarde, o gestor de crédito do banco lê o código impresso na declaração e confirma online que o documento é autêntico, sem telefonar para a escola. Ao fim do dia, a chefe da secretaria vê quantos documentos foram pedidos, quantos foram emitidos e se algum está à espera da direcção.
Cada pessoa trata da sua parte
SecretariaRecebe pedidos, emite, entrega e reemite documentos a partir dos modelos da escola.
DirectorAprova os documentos que exigem a sua decisão e define os modelos oficiais da escola.
Encarregado de educaçãoPede declarações na app, vê o preço e o prazo e descarrega o documento quando está pronto.
Funcionário da escolaPede as suas declarações de serviço na app de staff e recebe-as com o mesmo modelo e o mesmo cuidado.
Empresa, banco ou embaixadaConfirma online, pelo código, que o documento foi emitido pela escola.
Perguntas frequentes
Como é que uma empresa confirma que a declaração da escola é verdadeira?
Cada documento emitido pelo Escola360 leva um código de verificação. A entidade introduz esse código online e confirma, em segundos, que o documento foi emitido pela escola.
Os encarregados podem pedir declarações sem ir à escola?
Sim. Na app do encarregado, a família pede o documento, vê o preço e o prazo de entrega e descarrega-o quando estiver pronto.
Quanto tempo demora a emitir uma declaração de frequência?
Como os dados do aluno já estão no sistema, a secretaria emite a declaração no mesmo atendimento. Os documentos que precisam de aprovação da direcção seguem o prazo definido pela escola.
Podemos usar os modelos de declaração da nossa escola?
Sim. A escola define os tipos de documento que emite e o modelo de cada um, e todos saem com o mesmo aspecto.
A taxa de emissão fica registada?
Sim. A taxa do documento é lançada automaticamente na conta do aluno e, quando o encarregado paga por M-Pesa ou e-Mola, o pagamento é reconhecido sozinho e o recibo sai com a facturação certificada pela AT.
A secretaria emite certificados e históricos escolares?
Sim. Além das declarações, a secretaria emite certificados de habilitações e históricos escolares a partir dos dados académicos que já estão no sistema, com o modelo da escola e o código de verificação.
Quer emitir declarações no mesmo atendimento?
Na demonstração, criamos o modelo de uma das suas declarações e mostramos como qualquer entidade confirma a sua autenticidade.