Caixas, bancos e carteiras móveis
Uma caixa para as propinas, outra para a secretaria ou para a loja, as contas bancárias, os terminais POS e as carteiras M-Pesa ou e-Mola da escola, todos com saldo próprio.
Financeiro
Tesouraria e despesas com o dinheiro todo à vista
Saiba hoje, e não no fim do mês, quanto dinheiro a escola tem em cada caixa, no banco, no POS e na carteira móvel, e para onde vai cada metical que sai. O Escola360 junta o fecho de caixa diário, as contas da escola, os fornecedores e as despesas num só lugar. Os pagamentos por M-Pesa e e-Mola entram na caixa já reconciliados.
Fecho de caixa diário
M-Pesa e e-Mola reconciliados
Salários ligados aos RH
MZN, USD, ZAR e EUR
Saldo total1 284 300 MT
Caixas fechadas3 de 4
A pagar esta semana6 despesas
- CCaixa da secretariaResp.: Judite SitoeFechada
- CCaixa das propinasResp.: Arlindo MuiangaAberta
- RRenda do edifícioMensal · vence dia 5Agendada
- PPapelaria Estrela do ÍndicoMaterial de escritórioPaga
Da caixa que não bate ao dia fechado com confiança
Em muitas escolas o dinheiro passa por várias mãos durante o dia, as idas ao banco ficam num caderno e as contas da luz ou da renda só são lembradas quando chega o aviso. O proprietário pergunta quanto há em caixa e ninguém sabe responder com certeza.
Sem sistema
- Dinheiro em várias gavetas e ninguém responde por ele no fim do dia.
- Diferenças na caixa descobertas dias depois, sem explicação.
- Depósitos no banco e entregas entre colegas sem registo.
- Renda, água, luz e internet pagas à pressa, ou esquecidas.
- Não se sabe quanto das propinas vai para salários, fornecedores e contas fixas.
- Extractos do M-Pesa conferidos linha a linha contra os recibos.
Com o Escola360
- Cada caixa tem um responsável e um saldo que se vê a qualquer hora.
- Fecho de caixa todos os dias, com as diferenças justificadas no momento.
- Transferências entre caixas e para o banco registadas e confirmadas por quem recebe.
- Pagamentos por M-Pesa e e-Mola reconciliados automaticamente, sem conferir extractos à mão.
- Despesas fixas planeadas com antecedência e pagamentos agendados.
- Entradas e saídas no mesmo sistema, com relatórios por período e por categoria.
Tudo o que a tesouraria da escola precisa para fechar o dia
Cada caixa com responsável
A escola decide quem trabalha em cada caixa e quem responde por ela. Acabou o dinheiro sem dono.
Fecho de caixa diário
No fim do dia a caixa é fechada com o valor contado. Se houver diferença, fica justificada, e o dia fechado já não pode ser alterado.
Pagamentos móveis reconciliados
O que os encarregados pagam por M-Pesa, e-Mola, POS ou entidade e referência entra na caixa certa já reconciliado. O fecho do dia deixa de depender de extractos impressos.
Transferências com confirmação
Levar dinheiro da caixa para o banco ou de uma caixa para outra fica registado, e só conta quando quem recebe confirma.
Reforços de caixa
Entradas de capital, empréstimos ou doações registados como tal, para não se confundirem com receitas da escola.
Ficha de fornecedores
Os fornecedores da escola num só lugar, com os seus dados e o histórico de tudo o que lhes foi pago.
Despesas recorrentes planeadas
Renda, água, luz, internet ou contratos de serviço planeados por meses ou anos. A escola sabe o que vai pagar antes de o aviso chegar.
Pagamentos com comprovativo
Pagamentos agendados ou avulsos, sempre a partir de uma caixa ou conta, com retenção na fonte registada e comprovativo em PDF.
Salários ligados aos RH
Os salários processados nos recursos humanos chegam à tesouraria como despesa, com os descontos legais, prontos a pagar a partir da caixa ou conta certa.
Categorias da realidade escolar
Salários, descontos legais, renda e outras categorias já preparadas. As compras de material e uniformes ligam-se à stock e uniformes.
Painéis e relatórios
Saldos, entradas, saídas e despesas por período e por categoria, em painéis que a direcção lê em minutos.
Um dia de tesouraria, do primeiro recibo ao fecho
Às 10h, a caixa das propinas já tem mais numerário do que devia. O Arlindo leva uma parte ao banco e regista a transferência. Quando a directora financeira confirma o depósito, o saldo da caixa desce e o da conta bancária sobe, sem folhas soltas pelo meio. Entretanto, os pagamentos de propinas feitos por M-Pesa durante a manhã já entraram, reconciliados, sem ninguém tocar neles.
À hora de almoço, a directora financeira abre o plano de despesas e vê que a renda e a internet vencem na próxima semana. Agenda os dois pagamentos e paga ao fornecedor de material de escritório a partir da conta bancária, com o comprovativo em PDF gerado no momento.
Às 16h, a Judite conta a caixa da secretaria e faltam 200 MT. Fecha o dia, escreve a justificação e o assunto fica registado. À noite, o proprietário vê a partir de casa quanto há em cada caixa e no banco, e quanto saiu hoje.
Cada pessoa vê o que lhe compete
Tesouraria e caixaTrabalha na sua caixa, transfere valores e faz o fecho do dia.
Director financeiroPlaneia e paga despesas, confirma transferências e acompanha os saldos.
Director e proprietárioVê quanto dinheiro a escola tem e para onde foi, a qualquer hora.
AuditorConsulta movimentos, fechos e pagamentos, sabendo quem fez o quê e quando.
Da escola com uma caixa ao colégio com várias
Cada escola organiza o dinheiro à sua maneira. O Escola360 acompanha a estrutura que já existe, seja uma única caixa na secretaria ou várias caixas, contas e moedas.
Creches e pré-escolaruma caixa e poucas despesas fixas
Escolas primáriaspropinas ao balcão e depósitos no banco
Escolas secundáriasvárias caixas e mais fornecedores
Técnico-profissionaloficinas, materiais e fornecedores
Colégios privadoscontas em vários bancos e despesas planeadas
Escolas internacionaispagamentos em MZN, USD, ZAR ou EUR
Grupos de escolascada escola com as suas caixas e contas
Perguntas frequentes
Posso ter uma caixa por pessoa?
Sim. A escola cria as caixas de que precisa, por pessoa, por sector ou por balcão, e cada uma tem um responsável e um saldo próprio.
O que acontece se a caixa não bater no fim do dia?
A diferença é registada e justificada no fecho de caixa. Depois de fechado, o dia fica protegido contra alterações, o que dá confiança à direcção e ao auditor.
Consigo ver o saldo de todas as contas num só ecrã?
Sim. Caixas, contas bancárias, terminais POS e carteiras móveis aparecem com o seu saldo, e os painéis mostram as entradas e as saídas por período.
Dá para prever as despesas do mês?
Sim. As despesas recorrentes, como renda, água, luz ou internet, são planeadas com antecedência e os pagamentos podem ser agendados.
Os salários entram no controlo de despesas?
Sim. Os salários processados nos recursos humanos chegam à tesouraria como despesa, com os descontos legais em categorias próprias, e ficam registados com a caixa ou conta de onde saíram e o respectivo comprovativo.
Os pagamentos por M-Pesa e e-Mola entram sozinhos na caixa?
Sim. Os pagamentos por M-Pesa, e-Mola, POS e entidade e referência são reconciliados automaticamente e ficam associados ao aluno e à caixa certa. No fecho do dia, já ninguém precisa de conferir extractos à mão.
Quer saber quanto dinheiro a sua escola tem, hoje?
Na demonstração, criamos as caixas e as contas da sua escola e mostramos um fecho de caixa e o plano de despesas do mês a funcionar.