Resposta curta: numa escola que regista os pagamentos em cadernos, blocos de recibos e folhas de Excel, saber quanto se facturou e quanto entrou leva normalmente dias, porque os números estão espalhados e só são somados no fim do mês. Nas escolas que trabalham com o Escola360, a direcção vê o recebido do dia, o total do mês e quem está em dívida no telemóvel, no momento em que o recibo é emitido.
Reunimos as perguntas que os directores nos fazem mais vezes sobre este tema, com respostas directas.
1. Quanto tempo leva, hoje, a saber quanto a escola facturou?
Faça a experiência: pergunte à secretaria quanto a escola recebeu ontem e quanto falta receber este mês. Se a resposta for “vou ver e depois digo”, a sua escola está como a maioria. A informação existe, mas está em vários sítios e alguém tem de a juntar à mão. Esse trabalho costuma ficar para o fim do mês, quando a pressão das propinas, dos salários e dos fornecedores já chegou.
2. Porque é que esta pergunta demora tanto?
Raramente é falta de empenho da equipa. É a forma como a informação está guardada:
- Recibos em vários sítios. Blocos na secretaria, talões na tesouraria, comprovativos no WhatsApp.
- Formas de pagamento separadas. O numerário entra num caderno, o depósito aparece no extracto do banco dias depois e a carteira móvel fica no telemóvel de quem recebeu.
- Folhas que só ficam em dia no fim do mês. Até lá, qualquer número é uma estimativa.
- Uma só pessoa sabe tudo. Se essa pessoa falta, a resposta espera.
Escrevemos sobre este ponto com mais detalhe em Como passar do Excel para um sistema de gestão escolar.
3. Facturado, recebido e em dívida: qual é a diferença?
São três números diferentes, e misturá-los leva a decisões erradas:
- Facturado é o que a escola cobrou: propinas, matrículas, uniformes e outros serviços.
- Recebido é o que entrou de facto, em numerário, no banco ou por carteira móvel.
- Em dívida é o que já venceu e ainda não foi pago.
Uma escola pode ter facturado bem e estar com pouco dinheiro em caixa. Só olhando para os três ao mesmo tempo se percebe onde está o problema.
4. O que custa à escola não ter estes números a tempo?
O custo não aparece em nenhuma factura, mas sente-se todos os meses:
- A cobrança começa tarde, quando a dívida já acumulou dois ou três meses.
- Os salários e os fornecedores são planeados com números de há semanas.
- As conversas com os encarregados fazem-se sem saber exactamente quanto cada família deve.
- A direcção decide por intuição, porque o número certo chega depois da decisão.
Sobre a cobrança em concreto, veja Propinas em atraso: como reduzi-las sem perder alunos.
5. Como é que alguns directores já vêem isto na palma da mão?
Nas escolas que trabalham com o Escola360, a direcção abre a app Escola360 no telemóvel, Android ou iPhone, e vê logo no ecrã inicial:
- Recebido hoje, com o número de entradas e o valor médio;
- Os últimos 7 dias em barras: tocando num dia, vê o que se pagou nesse dia;
- O total do mês, com acesso ao extracto completo;
- Pendentes: quantos alunos estão em dívida, quanto devem no total e como a dívida se distribui por mês de vencimento.
Saiba mais sobre o painel da direcção.
6. De onde vêm os números que aparecem na app?
Dos recibos que a secretaria ou a tesouraria emite no sistema no momento em que a família paga. Não há folha para actualizar nem números para copiar de um lado para o outro: o recibo é o registo, e a app da direcção, o ecrã da tesouraria e o extracto do aluno lêem todos o mesmo registo. Por isso o número que a direcção vê é o mesmo que a tesouraria vê.
7. Quem pode ver estes números?
Só quem a escola autoriza. Cada pessoa entra com a sua conta e vê apenas o que o seu perfil permite: a direcção vê o resumo financeiro, a secretaria regista pagamentos, os professores trabalham nas suas turmas. Na app, um toque no ícone do olho esconde os valores do ecrã, o que dá jeito quando há alguém ao lado.
Como saber se a sua escola está a demorar demasiado?
Faça o teste das 4 perguntas. Se alguma demorar mais de um minuto a responder, há espaço para melhorar:
- Quanto entrou ontem?
- Quanto entrou este mês, até hoje?
- Quantos alunos estão em dívida, e quanto devem no total?
- Que famílias pagaram hoje, e por que forma?
Perguntas frequentes
A app funciona em Android e em iPhone?
Sim. A app Escola360 existe para Android e para iPhone, e o mesmo acesso funciona no computador, pelo navegador.
É preciso deixar o Excel de um dia para o outro?
Não. A nossa equipa importa os dados que a escola já tem, como alunos, encarregados e saldos, e acompanha os primeiros meses de uso.
E se a escola recebe por M-Pesa ou por banco?
Cada recibo regista a forma de pagamento. O resumo da direcção junta tudo, seja numerário, banco ou carteira móvel.
Os valores ficam visíveis para qualquer pessoa da escola?
Não. Só os perfis autorizados pela direcção vêem o resumo financeiro.
Quer ver como seria com os dados da sua escola?
Marcamos uma demonstração de 30 minutos, online ou na sua escola, com o ecrã da direcção a funcionar. Fale connosco pelo WhatsApp +258 85 244 0360 ou por email para info@escola360.co.mz.